УЮТ: развитие CRM мебельной фабрики на Totum
Доработал действующую CRM мебельной фабрики без замены системы и остановки работы сотрудников: оплаты, задолженность, задачи, сроки, печатные отчёты, уведомления через MAX и контроль исполнения внутри существующей бизнес-логики.
Нужно было развить действующую CRM, не ломая рабочие процессы
CRM уже была встроена в ежедневную работу мебельной фабрики: через неё вели заказы, клиентов, оплаты, задачи, производство, монтаж, закупки и расчёты с сотрудниками. Задача была не в замене системы, а в аккуратном развитии проблемных участков: улучшить финансовый контроль, сроки задач, уведомления и отчёты, сохранив существующую логику работы.
Любая доработка должна была учитывать связи между таблицами, расчётами, формулами и рабочими процессами, чтобы усилить CRM без потери данных и остановки сотрудников.
разобраться в логике действующей Totum CRM
улучшить контроль оплат и задолженности
добавить удобные фильтры и итоги по выборке
сделать отдельную печатную форму оплат
доработать задачи, сроки и дату выполнения
настроить оперативные уведомления сотрудников в MAX
Аккуратная работа с действующей CRM
Перед изменениями важно было понять существующую логику Totum: таблицы, расчётные поля, формулы, действия и уже работающие сценарии сотрудников.
Сначала разобрали существующую логику Totum
Перед изменениями я изучил структуру действующей CRM: связанные таблицы, расчётные поля, формулы, действия, зависимости между разделами и существующие интеграции. Работа велась в боевой системе, поэтому перед изменениями, которые могли затронуть расчёты или большое количество записей, создавались резервные копии.
Totum CRM
действующая система заказов, оплат, задач и производственных процессов
Оплаты
фильтры, этапы платежей, итоги по выборке и контроль задолженности
Печатная форма
отдельный отчёт «ПЕЧАТЬ ОПЛАТ» с параметрами фильтрации и итогами
Задачи
сроки, дата выполнения, свежие задачи сверху и связь с заказами
MAX-уведомления
сообщения исполнителю, напоминания, просрочки и уведомления постановщику
Защита от дублей
журнал отправок и ключи дедупликации для повторных событий
Автоматизация встроилась поверх существующей CRM
Новая логика не заменяла действующую CRM и не переносила сотрудников в другой инструмент. Доработки добавлялись в те места, где раньше требовались ручные проверки, постоянный контроль, дополнительные напоминания или отдельные действия руководителя.
Что вошло в автоматизацию
Работы сгруппированы по управленческим зонам, чтобы кейс читался как система, а не как длинная техническая простыня.
Оплаты и задолженность
- фильтры по менеджеру, периоду, покупателю и этапу
- этапы платежей внутри заказа
- итог по текущей выборке
- контроль остатка долга
Печатные отчёты
- отдельная форма «ПЕЧАТЬ ОПЛАТ»
- параметры фильтрации в шапке отчёта
- итоговая сумма по выборке
- свежие записи первыми
Задачи
- личные задачи
- задачи по заказу
- сроки исполнения
- дата фактического выполнения
- синхронизация сроков
MAX-уведомления
- новая задача
- напоминание за день до срока
- уведомление о просрочке
- уведомление постановщику о выполнении
- журнал отправок
Надёжность внедрения
- резервные копии перед изменениями
- работа в боевой CRM
- защита от дублей
- отключение устаревших Telegram-сценариев
Рабочие сценарии сотрудников стали прозрачнее
Доработки были связаны с реальными ежедневными сценариями: руководителю нужно быстро получить финансовый срез, сотруднику — не пропустить задачу, постановщику — увидеть факт выполнения, а системе — не отправлять лишние уведомления.
Сотруднику не нужно постоянно проверять CRM вручную
Обычной записи задачи внутри CRM было недостаточно: сотрудник мог не зайти в систему вовремя и не увидеть новую работу. Поэтому уведомления вынесены в MAX — туда, где исполнитель быстрее замечает назначение, срок, просрочку или факт выполнения.
Доработки внедрялись аккуратно в боевую CRM
CRM уже использовалась сотрудниками каждый день, поэтому изменения нельзя было внедрять вслепую. Сначала разбиралась существующая логика Totum, затем создавались резервные копии, после чего доработки аккуратно встраивались в рабочую систему.
Компания продолжила работать в привычной CRM. Доработки усиливали существующие процессы, а не создавали параллельную систему рядом.
Что усилило CRM как управленческий инструмент
Финансовые срезы
руководителю проще анализировать оплаты по менеджеру, периоду, покупателю и этапу
Контроль задолженности
заказы с остатком долга стало проще находить и использовать в работе
Печатная форма
отчёт показывает строки оплат, параметры выборки и итоговую сумму
Задачи и сроки
сотрудники видят актуальную работу, сроки и дату выполнения
MAX-уведомления
задача не теряется, даже если сотрудник не открыл CRM
Напоминания
система заранее сообщает о приближении крайнего срока
Защита от дублей
повторные уведомления контролируются журналом и ключами дедупликации
Сохранение CRM
компания продолжила работать в существующей системе без перехода на новый продукт
CRM стала не только базой учёта, но и инструментом управления
Доработки усилили действующую систему там, где раньше требовались ручные проверки и постоянный контроль: оплаты, задолженность, задачи, сроки, уведомления и отчёты стали работать как единый управленческий слой.
Нужно доработать CRM или автоматизировать рабочие процессы?
Разберу вашу действующую систему и покажу, как аккуратно усилить её без полной замены: оплаты, задачи, уведомления, отчёты, интеграции, роли сотрудников и контроль исполнения.
- разберу текущую логику системы
- покажу, где теряются время и контроль
- предложу аккуратный план доработки без лишней перестройки